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Gmailの自動アーカイブ機能やフォルダ(ラベル)の設定きちんとできていますか?

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NUKOLOGをご覧いただきありがとうございます。 朝越ケンタ(@asagokenta)です。

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溢れるGmail。流れる通知。
このままじゃ重要なメールもすぐ埋もれてしまう危機を感じ取り、手付かず無法状態ヒャッハーのGmailの設定を嫁に聞きながら見直しました。

うん、社内SEさんマジ有能。

GMAILの基本機能(受信トレイ、ラベル、アーカイブ)を理解する

私は会社では「Beckey!」を利用しています。
「Beckey!」は特に設定をしないと「受信箱」に受信メールすべてが振り分けられます。

例えば、①「nukologのメルマガ」を②「メルマガフォルダ」に振り分けたい場合は、メールの振り分けルールを作成し、「送信元:@nukolog.com」というルールを「メルマガフォルダ」に適用します。

そうすることで、「受信箱」には入らず「メルマガフォルダ」に直接メールを入れることが可能です。
GMAILの場合は、特に設定をしないとすべての受信メールに「受信トレイ」という「ラベル」が付与されます。

コレです。塗りつぶしの下のやつです。このラベルがフォルダ分けと同等の機能を担っています。

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Gmailの用語説明

  • すべてのメール

文字通りすべてのメールを表示します。自分で「削除」したものは表示されません。メーラーでなんか間違えて「アーカイブする」で消してしまったメールも見ることができます。安心。

  • 受信トレイ

なんか普通にあるのでまぁ一次受けフォルダでしょって思ったら、まあその通りなんだけど「デフォルトで付与される[ 受信トレイ ]というラベルが付与されているメールを表示する」場所

  • アーカイブ

なんかスマホのメーラーとかで、ヒュッて横にずらすと出てくるアーカイブ機能。ごみ箱と何が違うのかと思ったら、「デフォルトで付与される[ 受信トレイ ]というラベルを削除する」機能。「受信トレイ」からは消え、「すべてのメール」では見ることができる

私のGmailの使い方

  • 「すべてのメール」は必要なとき以外は見ない
  • 振り分けしたいメールには任意の「ラベル」を付与し、デフォルトである「受信トレイ」ラベルはアーカイブ機能で削除する

この2点を実施することで、フォルダ分け機能に相当する動きをさせることができそうです。

朝越ケンタ
ヤッタネ。

GMAIL自動振り分けの手順

今回は、よくわからないけど登録してしまった「Google AdWords」さんにモデルとなってもらいます。

「Google AdWords」が送信元になっているメールを自動アーカイブし、新たに「G-AdWords」というラベルを付与する方法です。

自動振り分け(Label付け)手順

現在は上記の通り、「受信トレイ」ラベルが付与されています。まずは「新しいラベルを作成」します。

①設定のギアマーク、②ラベルタブを選択、③新しいラベルを作成をクリックすると新しいラベルを作るインターフェースが出てきます。

ラベル名を入力し、作成ボタンをポチり。

新しいラベルが出来きました。

次に「フィルタとブロック中のアドレス」を選択し、「新しいフィルタを作成」します。

ルールはメールが特定できれば何でもよいですが、今回は「From」のアドレスを指定して「Google AdWords」であることとします。Fromに「adwprds-noreply@google.com」を入力してフィルタを作成。

「 受信トレイをスキップ」、「ラベルを付ける」、「一致するスレッドにもフィルタを適用する」を選択し、「フィルタを作成」します。

するとなんということでしょう。「G-AdWords」というラベルが作成され、「受信トレイ」からは「Google AdWords」のメールがなくなりました。

以上で、作業は終了です。

フィルタが作成されたので、以降受信したメールで「Google AdWords」が送信元になっているメールを自動アーカイブし、受信トレイのラベルを削除、新たに「G-AdWords」というラベルを付与するという動作が出来ました。

これを繰り返して、いわゆるメルマガなど大量に来るメールはフィルターで、予約サイトで予約したメールなど、数が少ない場合は手動で振り分けることで大量のメールをラベル振り分けすることが可能です。げっそり。

 まとめ

Gmail、普段使いしてる割に受信数「6000件」とかになっていないですか?

私はフォルダがないからよくわからず、放置してました。しかしそれがラベルになっただけだとわかったらすごく簡単でした。

朝越ケンタ
グッジョブ嫁。

Gmailは使いこなせば結構使える子だとわかったので今後もメンテしていきたいと思います。まる!

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